Problem
Planiranje proizvodnje, otprema, magacini, nabavka, finansije i izveštavanje nije dovoljno centralizovano, bilo je mnogo papira, skeniranih PDF-ova i usmene predaje između odeljenja. Isti podaci unošeni su tri-četiri puta kroz lanac. Moglo je doći do greške, a sa preko 200 zaposlenih trošak koordinacije — ne trošak proizvodnje — postajao je usko grlo. U industriji eksploziva, gde svaka procedura mora biti revizibilna i u skladu sa propisima, "samo ćemo brzo promeniti proceduru" nije bila opcija. Sistem je morao da odgovara načinu na koji firma stvarno funkcioniše — do najsitnijeg nivoa uloge i radnje.
Šta smo napravili
Razvili smo prilagođen operativni sistem koji zamenjuje formulare, skeniranja i ponovni unos jasno definisanim mašinama stanja — dokumenti se kreću kroz odeljenja po pravilima sistema, ne po dogovoru ili telefonskom pozivu. Sistem pokriva ceo operativni lanac: od nabavke (rekvizicije, porudžbine ka dobavljačima) preko prijema robe i proizvodnje (radni nalozi sa normativima i evidencijom proizvedenih količina), do magacinskog poslovanja (zalihe, transakcije, transferi, materijalne izdatnice, korekcije), otpreme i isporuke (otpremnice i dostavnice), pa do finansija (valute, kursevi) i izveštavanja. PDF dokumenta — otpremnice, radni nalozi, izveštaji — generišu se serverski iz istih podataka, bez ručne preformulacije. Sve je dostupno i sa telefona — menadžment prati šta se dešava u proizvodnji, magacinu i otpremi bez obzira gde se nalazi, bez čekanja izveštaja iz kancelarije.
Moduli i celine
- Nabavka i rekvizicijeInterni zahtevi za nabavku, porudžbine ka dobavljačima sa istorijom izmena, automatsko praćenje statusa do prijema.
- Proizvodnja i normativiRadni nalozi sa definisanim normativima ulaza, evidencija proizvedenih količina i utrošenog materijala — sve revizibilno, sve povezano sa magacinom.
- Magacini i zaliheMagacini, zalihe, transakcije, grupe transakcija, transferi između magacina, materijalne izdatnice, korekcije zaliha i agregirani pregled stanja artikala.
- Artikli i šifarniciArtikli sa slikama, kategorije, vrste, jedinice mere — jedan izvor istine o svemu što firma proizvodi i koristi.
- PartneriKupci i dobavljači u jednom registru, sa istorijom dokumenata i transakcija.
- Otprema i isporukaOtpremnice, dostavnice, povezivanje sa voznim parkom i vozačima — od magacina do kupca u jednom toku.
- Vozni park i vozačiVozila, vozači, lokacije i objekti / pogoni — operativna infrastruktura uz sve dokumente koji je koriste.
- FinansijeValute, kursevi, integracija sa NBS.
- Korisnici i pregledi po ulogamaDetaljne uloge i dozvole; svaki korisnik vidi tačno ono što mu posao zahteva, sa sačuvanim ličnim pregledima.
- PDF dokumentaServerski generisana dokumenta (otpremnice, radni nalozi, izveštaji) iz iste baze podataka — bez ručne preformulacije, bez nesklada sa stvarnim stanjem.
- Mobilni pristupIsti sistem, isti podaci, sa telefona. Menadžment Rudex-a prati proizvodnju, otpremu, zalihe i izveštaje gde god se nalazi, u svako doba.
Kako smo pristupili
Krenuli smo sa razgrađivanjem firme do nivoa uloge i radnje — sedeli smo sa zaposlenima u svakom odeljenju i modelovali ono što stvarno rade, ne ono što piše u organizacionoj šemi. Formulari su tretirani kao dokaz pukotina u procesu, ne kao sam proces. Iz tog otkrivanja izgradili smo entitetski model i mašine stanja, validirali ih sa klijentom, i zatvorili sve granične slučajeve pre razvoja — cena pronalaženja problema u produkciji bila bi neprihvatljiva. Pet verzija kasnije, i dalje smo u kontinuiranom angažovanju: kad se jedna verzija stabilizuje, odmah ulazimo u sledeću fazu poboljšanja.
Rezultat
Rudex je porastao sa ~200 na 300+ zaposlenih bez proporcionalnog rasta menadžmenta i računovodstva. Sistem je trenutno u svojoj 5. verziji, klijent kontinuirano finansira dalji razvoj, a iz odnosa su proizašli i drugi Rudex projekti — alkotester sa Face-ID prepoznavanjem, marketinški sajt rudex.rs i automatizacija prevoda bankovnih izvoda u format za nasleđeno knjigovodstvo.
Drugi naši radovi za ovog klijenta
- rudex.rsJavni sajt firme, sa prilagođenim analitičkim modulom.
- Automatizacija bankovnih izvodaMala Python aplikacija koja prevodi bankovne izvode iz PDF-a u CSV format koji nasleđeno knjigovodstvo direktno uvozi. Eliminisali smo ručni prepis bez menjanja knjigovodstvenog sistema.