Sistem koji firma stvarno koristi vs sistem koji firma kupi pa zaboravi

Svaka veća firma ima makar jedan softver za koji niko ne zna gde je prijava, niti ko bi trebalo da ga koristi. Kupljen je sa razlogom, plaćen je, instaliran je, i posle dve nedelje aktivno korišćenje je nestalo. Tabela koju je trebalo da zameni i dalje radi posao.

To se ne dešava jer je softver bio loš. Dešava se jer je kupljen na pogrešan način.

Šta razlikuje sistem koji se koristi

Sistemi koji se koriste imaju zajedničke osobine, bez obzira na to ko ih je napravio ili koliko su koštali:

• Govore jezikom firme. Ako firma zove dokument "otpremnica", sistem je tako zove. Ne "dispatch note". Ne "outbound shipment". Otpremnica.

• Prate stvarni tok, ne idealni tok. Idealni tok kaže da supervizor prvo odobri dokument, pa ga prosledi knjigovodstvu. Stvarni tok kaže da kada je supervizor van kancelarije, dokument ide direktno knjigovodstvu sa napomenom. Sistem koji se koristi mora da podržava i jedno i drugo.

• Smanjuju otpor koji tim svakodnevno oseća. Ne otpor koji menadžment vidi sa strane. Ako tim popunjava istu informaciju u dve aplikacije, sistem mora to da eliminiše. Ako menadžment želi izveštaje koji je tim već imao u tabeli, to nije usko grlo koje sistem rešava.

• Testirani su sa stvarnim podacima pre lansiranja. Ne sa "test123" podacima. Sa pravom otpremnicom za pravog kupca, kroz prava odobrenja. Edge case koji se ne otkrije u testu sa stvarnim podacima otkrije se u prvoj nedelji u produkciji — najgore moguće mesto.

Kako prepoznati sistem koji niko ne koristi

Najjasniji signal: firma ima alternativni način rada koji koristi paralelno sa sistemom. "Da, koristimo i taj softver, ali za većinu stvari je brže kroz tabelu." To znači da sistem nije ušao u centar posla — postao je dodatni alat.

Drugi signal: niko u timu ne moli za nove funkcije. Sistem koji se koristi izaziva pritisak za proširenjem. "Možemo li da dodamo ovaj izveštaj? Da li ovaj korak može da se ubrza?" Ako se taj pritisak ne čuje, ekipa je već prešla da koristi tabelu paralelno i sistem im više nije važan.

Šta smo videli u praksi

Rudex sistem koji vodimo je u petoj velikoj verziji. Svaka verzija nije isporučena zato što je prethodna pala — već zato što su korisnici tražili dalje. Magacioner je pitao za bolji prikaz zaliha. Knjigovodstvo je tražilo automatske exporte za razne prijave. Smenovođa je pitao za novi izveštaj koji bi mu olakšao planiranje smena.

Ti zahtevi su signal da je sistem ušao u centar posla. Korisnici ne traže novo zato što "mora" — traže zato što sistem koji koriste svaki dan može da im olakša još jedan deo posla.

Isto pravimo i za druge klijente. Sushi XO sa kojim smo počeli na jednoj lokaciji sada radi na pet, i svaka nova lokacija zahteva neku malu izmenu u sistemu koja olakšava poslovanju te konkretne lokacije. Indigo Luxor je u trećoj verziji aplikacije, sa svakim novim albumom dolaze nove ideje — kvizovi, nagrade, integracije sa Discord-om.

Šta to znači u praksi

Ako birate sistem za svoju firmu, najvažnije pitanje nije "koliko košta i kada može da bude gotov". Najvažnije je "ko će ga svakodnevno koristiti, i koliko su uključeni u njegovo definisanje".

Sistem koji menadžment odlučuje a tim koristi je shelfware u nastajanju. Sistem koji tim definiše a menadžment odobrava je sistem koji će se koristiti godinama, sa ciklusima novih verzija jer tim sam povlači šta dalje.

Razlika je u tome ko je sedeo za stolom kad se odlučivalo šta sistem treba da uradi.